โจทย์ข้อ 6

ขั้นตอนในการจัดนิทรรศการ
1. ขั้นการวางแผน
..........การวางแผนเป็นขั้นตอนแรกก่อนลงมือปฏิบัติงานทุกประเภท นับเป็นขั้นสำคัญที่สุดที่ส่งผลถึงความสำเร็จหรือความล้มเหลวของแต่ละงานได้ การวางแผนที่ดีจะช่วยให้การดำเนินงานประสบผลสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งมีคำถามพื้นฐานสำคัญที่ใช้ในการวางแผนทั่วๆไป 6 ประการ
..........1.1 ประเภทและกิจกรรมของนิทรรศการ (what) คณะผู้ดำเนินงานต้องระบุชื่อหรือประเภทของกิจกรรมนั้น ๆ ให้ชัดเจน เช่น การจัดนิทรรศการ การจัดจุลนิทัศน์ การรณรงค์ การจัดมหกรรม การโฆษณา การประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
..........1.2 วัตถุประสงค์ของการจัดนิทรรศการ (why) เมื่อกำหนดว่าจะทำกิจกรรมอะไร ควรคำนึงถึงวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายในการจัดกิจกรรมนั้นเป็นสำคัญ เช่น การจัดจุลนิทัศน์แสดงสินค้าเพื่อส่งเสริมการขาย การจัดนิทรรศการวันมาฆบูชาเพื่อการอนุรักษ์และส่งเสริมพุทธศาสนา การจัดกิจกรรมประเพณีสงกรานต์เพื่อรักษาประเพณีอันดีงามของไทย เป็นต้น
..........1.3 สถานที่จัดนิทรรศการ(where) สถานที่หรือบริเวณอยู่ที่ไหน ห่างไกลจากชุมชนกลุ่มเป้าหมายหรือไม่ การคมนาคมสะดวกมากน้อยเพียงใด โดยทั่วไปสถานที่จัดนิทรรศการที่ได้รับความสนใจจากผู้ชมกลุ่มเป้าหมายมักอยู่ไม่ห่างไกลมากนัก เนื้อหาบางเรื่องหากสามารถจัดในแหล่งชุมชนหรือบริเวณที่เป็นสถานที่ตั้งขององค์ความรู้นั้นได้ก็จะช่วยส่งเสริมการรับรู้และเรียนรู้ได้ดียิ่งขึ้น
..........1.4 ระยะเวลาในการจัดนิทรรศการ (when) กิจกรรมนั้นจะจัดขึ้นเมื่อใด อาจเป็นวันหยุดสุดสัปดาห์ วันเปิดอาคารใหม่ วันต้อนรับอาคันตุกะที่สำคัญ หรือจัดระหว่างวันเทศกาลต่าง ๆ
..........1.5 ผู้จัดและกลุ่มเป้าหมายของนิทรรศการ (who) ใครคือผู้จัดหรือผู้มีหน้าที่รับผิดชอบใน การจัด คณะผู้จัดมีความสามารถและศักยภาพในการจัดเพียงใด ใครคือกลุ่มเป้าหมายหลักที่จะได้รับประโยชน์จากการเข้าร่วมกิจกรรมนิทรรศการที่จัดขึ้นแต่ละครั้ง ผู้ชมหรือกลุ่มเป้าหมายเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการจัดนิทรรศการ มีอิทธิพลต่อการกำหนดองค์ประกอบอื่น ๆ แทบทุกด้าน
..........1.6 วิธีจัดนิทรรศการ (how) เป็นคำถามสุดท้ายที่สำคัญที่สุดซึ่งจะนำไปสู่การลงมือปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพ เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในเชิงบูรณาการทั้งภาคทฤษฎีและภาคปฏิบัติตั้งแต่ขั้นแรกถึงขั้นสุดท้ายของการดำเนินงาน คำตอบควรแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์สอดคล้องกันของภาพรวมหรือความคิดรวบยอดของนิทรรศการกับกระบวนการในการเชื่อมปะติดปะต่อองค์ประกอบต่าง ๆ เข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบ
..........เมื่อประมวลคำถามและแนวความคิดเกี่ยวกับการวางแผนดังกล่าวสามารถสรุปได้ว่าในขั้นการวางแผน ควรมีการประชุมผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อพิจารณาในเรื่องการตั้งวัตถุประสงค์ กลุ่ม เป้าหมาย เนื้อหาและกิจกรรม ระยะเวลา สถานที่ เวลา งบประมาณ การออกแบบนิทรรศการ การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ การกำหนดหน้าที่รับผิดชอบและการประชาสัมพันธ์
.......... 1.1.1การตั้งวัตถุประสงค์ แสดงถึงความตั้งใจหรือเจตนาที่จะให้ผู้ชมได้รับประโยชน์โดยการเรียนรู้จากการชมหรือมีส่วนร่วมในกิจกรรมนิทรรศการแต่ละครั้ง การตั้งวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเหมาะสมกับองค์ประกอบอื่น ๆ จะช่วยให้การดำเนินงานมีทิศทางที่จะมุ่งไปสู่จุดมุ่งหมายได้อย่างแน่นอน ทำให้การวางแผนในการเตรียมเนื้อหา วัสดุ อุปกรณ์ บุคลากร และวิธีการนำเสนอเป็นไปอย่างสอดคล้องกับคุณสมบัติของผู้ชมที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย
..........1.1.2 กลุ่มเป้าหมาย ผู้ชมกลุ่มเป้าหมาย เป็นปัจจัยหลักที่มีอิทธิพลต่อการกำหนดเนื้อหาวัตถุประสงค์สื่อและกิจกรรมให้สอดคล้องกับธรรมชาติของความสนใจความถนัดและความสามารถในการเรียนรู้ของแต่ละคน สิ่งที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับผู้ชมกลุ่มเป้าหมายได้แก่เรื่องต่อไปนี้
............เพศ............วัย............ระดับการศึกษา............อาชีพ............ความเชื่อ............สภาพเศรษฐกิจ......
......สถานภาพทางสังคม
..........1.1.3 เนื้อหาและกิจกรรม ดังได้กล่าวมาแล้วว่าหากมีการกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่ชัดเจนจะเป็นแนวทางในการกำหนดเนื้อหาและกิจกรรมให้เหมาะสมและสอดคล้องกับธรรมชาติการเรียนรู้ของผู้ชมได้ง่ายขึ้น
..........1.1.4 ระยะเวลา การกำหนดเวลาในการจัดนิทรรศการแต่ละครั้งขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น รูปแบบของนิทรรศการ ความจำเป็นของเนื้อหา วัตถุประสงค์ งบประมาณ และความสะดวกในการดำเนินงานของคณะผู้จัดนิทรรศการ หากเป็นการจัดนิทรรศการชั่วคราวที่ดำเนินการโดยสถานศึกษา หรือหน่วยงานขนาดเล็ก โดยทั่วไปนิยมจัดในช่วงระยะเวลาประมาณ 3-5 วัน แต่ถ้าเป็นนิทรรศการเคลื่อนที่มักจะจัดภายใน 1-2 วัน ส่วนนิทรรศการถาวรซึ่งโดยมากจะจัดอยู่ในรูปของพิพิธภัณฑ์ อาจใช้เวลาในการจัดแสดงเป็นปี หรือหลาย ๆ ปี
..........1.1.5 สถานที่ สถานที่ที่ใช้ในการจัดนิทรรศการที่ควรพิจารณามี 2 ประเด็น
.............1.1.5.1 ทำเลที่ตั้ง หรือตำแหน่งที่ตั้งที่ใช้เป็นสถานที่ในการจัดนิทรรศการสถานที่ดังกล่าวไม่ควรอยู่ห่างไกลจากชุมชนกลุ่มเป้าหมายมากเกินไป เพราะระยะทางที่ห่างไกลอาจเป็นอุปสรรคในการเดินทางไปร่วมชมกิจกรรมได้
..............1.1.5.2 บริเวณขอบเขต หรือบริเวณที่ใช้ในการจัดนิทรรศการมีขอบเขตกำหนดไว้ชัดเจน การกำหนดขอบเขตกว้างขวางเพียงใดขึ้นอยู่กับประเภท ขนาด รูปแบบ เนื้อหาและกิจกรรมในการจัดนิทรรศการ หากเป็นบริเวณที่กว้างขวางมีเนื้อหาและกิจกรรมมากควรจัดให้มีพื้นที่พักผ่อนเพื่อคลายความเหนื่อยล้าและความเครียด อาจเป็นร่มไม้ร่มรื่นตามธรรมชาติ โต๊ะเก้าอี้ บริการน้ำดื่มเย็น ๆ ในกรณีที่มีเนื้อหาย่อย ๆ กระจายอยู่บริเวณต่าง ๆ กันควรจัดเนื้อหาเป็นหมวดหมู่แล้วเชื่อมด้วยทางเดินที่สวยงาม ควรมีสัญลักษณ์บอกทิศทางหรือมีผังพื้นที่ (floor plan) เป็นระยะ ๆ ไปเพื่อป้องกันการสับสนหรือหลงทาง
...........1.1.6 งบประมาณ การใช้งบประมาณในการจัดนิทรรศการเป็นสิ่งที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษควรพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วน การใช้จ่ายงบประมาณต้องใช้ให้ตรงประเด็นมากที่สุดเพื่อป้องกันไม่ให้งบประมาณบานปลายในภายหลัง แต่ในทางปฏิบัติผู้บริหารโครงการมักจะจัดสรรงบประมาณสำรองไว้บ้างเพื่อใช้จ่ายในการแก้ปัญหาระหว่างการดำเนินงาน แสดงว่าการกำหนดงบประมาณควรพิจารณาทั้งโครงสร้างโดยรวมและรายละเอียดปลีกย่อย ทั้งนี้ค่าใช้จ่ายทุกอย่างควรระบุให้ชัดเจนในขั้นการวางแผนและการออกแบบองค์ประกอบต่าง ๆ
...........ค่าสถานที่...........ค่าไฟฟ้าพร้อมอุปกรณ์สำหรับแสงสว่างทั่วไป...........ค่าใช้จ่ายด้านโสตทัศนูปกรณ์...........ค่าใช้จ่ายในการจัดหาสื่อในการจัดแสดง...........ค่าวัสดุประกอบการตกแต่งและติดตั้ง...........ค่าวัสดุที่ใช้ในการผลิตและตกแต่ง...........ค่าจัดทำเอกสารเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ ทั้งก่อนงานและระหว่างงาน...........ค่าใช้จ่ายในการประชาสัมพันธ์ด้วยสื่อมวลชนต่าง ๆ...........ค่าใช้จ่ายสำหรับกิจกรรมประกอบทุกประเภท...........ค่าพาหนะขนส่งและค่าน้ำมันเชื้อเพลิง...........ค่าอาหาร น้ำดื่ม สำหรับบุคลากรและเจ้าหน้าที่ผู้จัดนิทรรศการ...........ค่าใช้จ่ายในฝ่ายพิธีการ พิธีเปิดปิด...........ค่าใช้จ่ายสำรองในกรณีฉุกเฉินที่ต้องแก้ปัญหา...........ค่าบริการทางด้านสาธารณูปโภค...........ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ดังที่กล่าวมาแล้ว จัดเป็นงบประมาณหลักที่ต้องมีและตั้งไว้ในทุกส่วน แต่จะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับขนาดของนิทรรศการ จำนวนวันที่จัดแสดง วัสดุที่ใช้ในการจัด และกิจกรรมเสริมต่าง ๆ
..........1.1.7 การกำหนดหน้าที่รับผิดชอบ การกำหนดหน้าที่รับผิดชอบเป็นขั้นที่ต้องพิจารณาถึงความสามารถและศักยภาพของแต่ละบุคคลให้เหมาะสมกับลักษณะของงาน มีการมอบหมายบทบาทและหน้าที่รับผิดชอบให้ชัดเจนเพื่อการปฏิบัติงานให้ทันเวลาที่กำหนด.............ฝ่ายควบคุมนิทรรศการ.............ฝ่ายศิลปกรรม.............ฝ่ายช่าง.............ฝ่ายวิชาการ.............ฝ่ายการเงิน.............ฝ่ายสถานที่.............ฝ่ายประชาสัมพันธ์.............ฝ่ายประเมินผล.............ฝ่ายพิธีการ.............ฝ่ายประสานงาน
..........1.1.8 การประชาสัมพันธ์งานนิทรรศการ การประชาสัมพันธ์แบ่งออกเป็น 2 ช่วงได้แก่การประชาสัมพันธ์ภายนอกหรือก่อนการจัดนิทรรศการและการประชาสัมพันธ์ภายในบริเวณนิทรรศการซึ่งกำลังจัดแสดง หลังจากที่ได้ข้อสรุปการพิจารณาวางแผนเรื่องต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้นแล้ว ควรวางแผนเรื่องการประชาสัมพันธ์ให้เหมาะสมกับประเภทของนิทรรศการ วัตถุประสงค์ สถานที่ ระยะเวลา ผู้จัด กลุ่มเป้าหมายและกิจกรรมต่าง ๆ ของนิทรรศการ การประชาสัมพันธ์ล่วงหน้าเปรียบเสมือนเป็นการโหมโรงเพื่อสร้างบรรยากาศและบอกกล่าวให้ประชาชนรับรู้ว่าจะมีการจัดนิทรรศการเกี่ยวกับอะไร ที่ไหน เมื่อใด มีอะไรน่าสนใจ สื่อแต่ละชนิดที่ใช้ในการประชาสัมพันธ์ ควรเน้นเนื้อหาสาระสำคัญที่เป็นประโยชน์และสิ่งน่าสนใจสำหรับกลุ่มเป้าหมาย ข้อมูลควรสั้นง่าย สื่อความหมายได้ดี ง่ายต่อการจดจำ มีเอกภาพ โดดเด่น สะดุดตา น่าติดตาม การใช้สื่อหลากหลายชนิดหลายช่องทางให้ถึงกลุ่มเป้าหมายและให้ซ้ำ ๆ บ่อยครั้ง

2.ขั้นปฏิบัติการผลิตสื่อและติดตั้ง
..........การปฏิบัติการ เป็นการลงมือปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับการติดตามและการประเมินผลเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ในขั้นนี้เป็นการนำเอาแผนไปปฏิบัติใช้จริง ประกอบด้วยการออกแบบในงานนิทรรศการ การจัดหาวัสดุอุปกรณ์ การลงมือติดตั้งสื่อต่าง ๆ และการควบคุมดูแลความปลอดภัย
..........2.1 การออกแบบในงานนิทรรศการ การออกแบบเป็นหัวใจสำคัญในการจัดนิทรรศการ ช่วยให้งานดูโดดเด่นกระตุ้นความสนใจ ยั่วยุให้ผู้ชมเข้าไปชมด้วยความเพลิดเพลินและมีความหมาย อย่างไรก็ตามการออกแบบสื่อหรือองค์ประกอบทุกชนิดให้ได้ผลดีจำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคคลหลายฝ่าย เช่น ฝ่ายวิศวกร สถาปนิก ฝ่ายศิลปกรรม ฝ่ายเทคโนโลยีการศึกษา ฝ่ายช่าง ฝ่ายวิชาการ และฝ่ายบริหาร การออกแบบในงานนิทรรศการจำแนกได้ดังนี้
..............2.1.1 การออกแบบโครงสร้าง ได้แก่โครงสร้างทางกายภาพของงานนิทรรศการทั้งหมด ซึ่งได้แก่โครงสร้างของพื้นที่ที่ใช้ในการจัดแสดงและสิ่งก่อสร้างต่าง ๆ เช่น อาคาร ห้องจัดแสดง เวที ซุ้มประตูทางเข้างาน บู๊ธ (booth) เต็นท์หรือปะรำพิธี เป็นต้น
..............2.1.2 การออกแบบตกแต่ง เป็นการออกแบบเพื่อทำให้งานนิทรรศการมีความโดดเด่น สวยงาม ดึงดูดความสนใจ และสื่อความหมายกับผู้ชม การออกแบบตกแต่งแบ่งเป็น 2 ส่วนได้แก่ การตกแต่งภายนอกซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างสรรค์สีและพื้นผิวภายนอกของสิ่งก่อสร้างและบริเวณสถานที่จัดแสดงให้ดูเด่นแตกต่างไปจากสภาพแวดล้อมใกล้เคียง การตกแต่งภายนอกรวมถึงการจัดสวนหย่อมและสร้างทางเดิน เป็นต้น
..............2.1.3 การออกแบบสื่อ 2 มิติ เป็นสื่อประเภทงานกราฟิกที่ใช้ในการเสนอเนื้อหาเพื่อถ่ายทอดให้ผู้ชมเกิดการเรียนรู้โดยตรง เช่น แผนภูมิ แผนภาพ แผนสถิติ รูปภาพ ภาพเขียน ภาพถ่าย ภาพโปสเตอร์ ใบปลิว แผ่นพับ แผนผัง งานส่วนนี้เป็นหน้าที่โดยตรงของฝ่ายศิลปกรรมและฝ่ายวิชาการ นอกจากการออกแบบให้สะดุดตาติดใจสวยงามแล้ว ข้อมูลต้องถูกต้องสามารถสื่อความหมายได้เป็นอย่างดีด้วย
.............2.1.4 การออกแบบสื่อ 3 มิติเป็นการสร้างสรรค์สื่อที่มีทั้งความกว้างความยาวและความหนา เช่น หุ่นจำลอง ของจริง ของตัวอย่าง ตลอดจนแท่นวางสื่อซึ่งอาจมีรูปทรงสี่เหลี่ยม ห้าเหลี่ยม หกเหลี่ยม แปดเหลี่ยม หรือวงกลม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมกับเนื้อหาและสภาพโดยรวมของสิ่งแวดล้อม
.............2.1.5 การออกแบบสื่อประสมหรือสื่อมัลติมีเดีย ปัจจุบันการออกแบบและการนำเสนอผลงานทำได้สะดวกรวดเร็วโดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการดำเนินงาน ทำให้รูปแบบของสื่อและวิธีการนำเสนอมีความแปลกใหม่น่าสนใจมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการนำเสนอแบบสื่อประสม (multi-media) ผู้ชมสามารถรับรู้ได้ทั้งภาพและเสียงไปพร้อม ๆ กัน.
............2.1.6 การออกแบบสื่อกิจกรรม เป็นสื่อการแสดงที่เปิดโอกาสให้ผู้ชมหรือบุคคลในชุมชนมีส่วนร่วมในการสร้างสรรค์และการนำเสนอ เช่น การเล่นเกม การตอบปัญหา การโต้วาที การอภิปราย การบรรยาย การประกวดความสามารถด้านต่าง ๆ เช่น การวาดภาพ การกล่าวสุนทรพจน์ การเรียงความ การร้องเพลง การสร้างโปรแกรมคอมพิวเตอร์ การปรุงอาหาร การแสดงวัฒนธรรมพื้นบ้าน การเล่านิทาน นอกจากนี้อาจมีการสาธิตกิจกรรมต่าง ๆ ที่สอดคล้องและเหมาะสมกับเนื้อหาในการจัดนิทรรศการ
..........2.2 การจัดหาวัสดุอุปกรณ์ การจัดนิทรรศการแต่ละครั้งต้องใช้วัสดุอุปกรณ์เป็นจำนวนมาก เช่น อุปกรณ์หลักในการจัดสถานที่ อุปกรณ์สำหรับการติดตั้ง อุปกรณ์เกี่ยวกับแสงเสียงและไฟฟ้า วัสดุอุปกรณ์เพื่อการแสดงและตกแต่ง โสตทัศนวัสดุ ซึ่งอาจได้มาด้วยวิธีต่าง ๆ เช่น การยืม การจัดซื้อ การเช่า การจัดหา การจัดทำ ดังนั้นเพื่อเป็นการป้องกันความสับสนและการสูญหาย จึงควรจัดเรียงรายการวัสดุอุปกรณ์ที่ต้องการ แหล่งที่มาและทำตารางวัสดุอุปกรณ์บันทึกเป็นหลักฐาน โดยแยกเป็นชุด
.........2.3 การลงมือติดตั้งสื่อต่าง ๆ เป็นขั้นจัดวางสิ่งของวัสดุอุปกรณ์ให้เป็นไปตามผังที่ออกแบบไว้แล้ว การดำเนินงานในขั้นนี้ต้องอาศัยความร่วมมือจากฝ่ายต่าง ๆ เช่น ฝ่ายวิชาการ ช่างศิลป์ ช่างไม้ ช่างไฟฟ้า ช่างเทคนิคด้านโสตทัศนูปกรณ์ เป็นต้น การตกแต่งและติดตั้งวัสดุอุปกรณ์ต้องกระทำให้เสร็จเรียบร้อยและทดลองใช้ก่อนวันเปิดงาน
........2.4 การควบคุมดูแลความปลอดภัย เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ชมได้รับอันตรายใด ๆ จากการเข้าชมนิทรรศการ โดยเฉพาะอุบัติเหตุจากการติดตั้งวัสดุอุปกรณ์สินค้าหรือผลิตภัณฑ์ อุบัติเหตุจากการทดลองการแข่งขันและการสาธิต การจราจรภายในนิทรรศการ สิ่งเหล่านี้คณะผู้จัดนิทรรศการต้องจัดการควบคุมดูแลไว้อย่างรอบคอบ

3. ขั้นการนำเสนอ
............ในขั้นนี้เป็นการแสดงเนื้อหาข้อมูลหรือสื่อต่าง ๆ ให้ผู้ชมได้รับรู้ ทดลอง จับต้องหรือเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ ตามที่วางแผนออกแบบและติดตั้งไว้ โดยทั่วไปประกอบด้วย พิธีเปิดนิทรรศการ การนำชม ดำเนินกิจกรรมและการประชาสัมพันธ์ภายใน
............3.1 พิธีเปิดนิทรรศการ เป็นกิจกรรมเริ่มแรกที่แสดงถึงความพร้อมเพรียงในการเตรียมงาน พร้อมที่จะเปิดให้ผู้ชมหรือกลุ่มเป้าหมายเข้าชมนิทรรศการอย่างเป็นทางการ สิ่งสำคัญที่ต้องเตรียมในพิธีเปิด คือ เครื่องขยายเสียงคุณภาพดี แท่นยืนสำหรับประธาน คำกล่าวรายงานของผู้รายงาน และคำกล่าวเปิดงานสำหรับประธานในพิธี หากเป็นไปได้คำกล่าวเปิดงานควรเสนอต่อประธานเพื่ออ่านก่อนถึงพิธีเปิดจะเป็นผลดียิ่ง ของที่ระลึกสำหรับประธานและแขกผู้มีเกียรติที่มาร่วมงาน ส่วนวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นในพิธีเปิดขึ้นอยู่กับรูปแบบของงาน
............3.2 การนำชมและดำเนินกิจกรรม หลังจากพิธีเปิดเสร็จสิ้นลง คณะผู้จัดนิทรรศการนำประธานและผู้เข้าชมเดินชมนิทรรศการตามจุดสำคัญ ๆ ของงาน แต่ละจุดมีพิธีกรบรรยายถ่ายทอดความรู้ที่จัดแสดง ตลอดจนให้คำแนะนำหรือตอบคำถามจากผู้ชม พิธีกรประจำแต่ละจุดจะทำหน้าที่ตั้งแต่วันแรกจนถึงวันสุดท้ายของการจัดนิทรรศการ กิจกรรมประกอบนิทรรศการควรสอดคล้องกับเนื้อหาและกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งอาจจำแนกเป็นกิจกรรมทางวิชาการ เช่น การประชุมสัมมนา การอภิปราย การบรรยาย การสาธิต การแสดงผลงานการวิจัย การฉายสไลด์ และกิจกรรมเพื่อการบันเทิง
............3.3 การประชาสัมพันธ์ภายใน เป็นการอำนวยความสะดวกแก่ผู้ชมในการเข้าชมนิทรรศการด้วยสื่อหลายชนิด เช่น ป้ายผังรวมของงานหรือแผ่นปลิวบอกตำแหน่งที่ตั้งของแต่ละหน่วยงาน การใช้เครื่องขยายเสียงสื่อสารกับผู้ชมด้วยการแนะนำรายการต่าง ๆ ภายในงาน การให้บริการประกาศเสียงตามสาย การใช้ป้ายบอกทิศทาง แผ่นพับหรือสูจิบัตรเพื่อบอกกำหนดการกิจกรรมต่าง ๆ โปสเตอร์เพื่อโฆษณาเชิญชวนให้เข้าร่วมกิจกรรม

4. ขั้นการประเมินผล
............การประเมินผลเป็นงานสุดท้ายที่มีความสำคัญที่สุดของการปฏิบัติงานทุกชนิด เพราะสามารถสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานแต่ละครั้ง การประเมินผลการจัดนิทรรศการควรครอบคลุมทุกด้านทุกประเด็นที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คณะผู้ดำเนินงานได้เห็นถึงข้อดีข้อเสียจุดเด่นจุดด้อยที่สามารถนำไปแก้ไขปรับปรุงในการจัดงานครั้งต่อ ๆ ไป
............การประเมินผลงานนิทรรศการสามารถเก็บข้อมูลได้จากบุคคล 2 กลุ่ม
...........4.1 การประเมินภายในโดยกลุ่มผู้จัด เพื่อสะท้อนให้เห็นปัญหาอุปสรรคและแนวทางในการแก้ปัญหา การประเมินลักษณะนี้กลุ่มผู้จัดทุกคนควรมีส่วนร่วมในการประเมินแต่ละคนต้องร่วมมือกันอย่างจริงจังในการตอบแบบสอบถามอย่างตรงไปตรงมาบนพื้นฐานของการสร้างสรรค์เพื่อหาข้อดีข้อเสียในการดำเนินงานทุกขั้นตอน นับตั้งแต่การวางแผน การนำเสนอและการประเมินผล
...........4.2 การประเมินโดยกลุ่มผู้ชมหรือกลุ่มเป้าหมาย ความสำเร็จของนิทรรศการอยู่ที่ผู้ชม ดังนั้น จึงต้องประเมินจากผู้ชมเพื่อสะท้อนให้เห็นข้อเด่นและข้อด้อยของการจัดนิทรรศการแต่ละครั้งว่าสอดคล้องหรือตรงกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้มากน้อยเพียงใด ซึ่งประเมินได้หลายวิธี เช่น จากการสังเกต สัมภาษณ์ ตอบแบบสอบถาม การออกแบบแบบสอบถามควรให้ครอบคลุมประเด็นต่าง ๆ ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยดูจากวัตถุประสงค์ เนื้อหาสาระ และกิจกรรมของงาน

สรุป
.........................ขั้นตอนในการจัดนิทรรศการประกอบด้วยขั้นวางแผน ขั้นปฏิบัติการผลิตและติดตั้ง ขั้นการนำเสนอและขั้นประเมินผล
.......................ขั้นการวางแผนควรจัดประชุมเพื่อตั้งวัตถุประสงค์ กำหนดกลุ่มเป้าหมาย เนื้อหาและกิจกรรม ระยะเวลา สถานที งบประมาณ หน้าที่รับผิดชอบ ขั้นปฏิบัติการผลิตสื่อและติดตั้งประกอบด้วยการออกแบบในนิทรรศการ การจัดหาวัสดุอุปกรณ์
การลงมือติดตั้งสื่อต่างๆ การควบคุมดูแลความปลอดภัยในขั้นการนำเสนอประกอบด้วย พิธีเปิดนิทรรศการ การนำชมและดำเนินกิจกรม การประชาสัมพันธ์ภายใน ส่วนขั้นประเมินผลประกอบด้วย การประเมินภายในจากกลุ่มผู้จัดและการประเมินจากผู้ชมหรือกลุ่มเป้าหมาย
......................ทุกขั้นตอนของการจัดนิทรรศการ ควรคำนึงถึงแนวทางการจัดนิทรรศการที่ดี นอกจากนี้ยังควรป้องกันปัญหาอุปสรรคซึ่งมาจากสาเหตุหลายประการเพื่อไม่ให้การจัดนิทรรศการล้มเหลว